Trước khi cam kết với một hệ thống cụ thể cho giao tiếp kinh doanh, có rất nhiều điều cần phải xem xét, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ. Bạn cần biết liệu khoản đầu tư có xứng đáng với thành quả của nó hay không. Từ chức năng đến khả năng tiếp cận, hãy nghĩ về những ưu điểm và nhược điểm của điện thoại IP Phone. Khám phá phần sau để xem liệu VoIP có phải là dịch vụ điện thoại dành cho doanh nghiệp phù hợp với bạn hay không. Ưu điểm của VoIP Hiệu quả về chi phí Một trong những lợi thế chính của VoIP là, đặc biệt là với điện thoại fanvil, nó không yêu cầu thiết bị và không cần bảo trì từ phía bạn. Điều này có nghĩa là chi phí đầu tư thấp. Với đường dây điện thoại truyền thống, việc thêm đường dây mới hoặc đưa vào hệ thống mới có thể đòi hỏi những thay đổi đối với hệ thống dây điện của tòa nhà. Dây đồng đắt tiền và có thể làm tăng thêm chi phí đáng kể để lắp đặt một hệ thống điện thoại mới. Với VoIP, bạn cũng có thể sử dụng một softphone hoạt động thông qua máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của bạn. Khả năng thực hiện cuộc gọi qua điện thoại mềm là một tính năng chính của điện thoại VoIP hiện đại và điều này sẽ được bao gồm trong gói tổng đài điện toán đám mây của bạn. Với hệ thống điện thoại ảo, việc thiếu phần cứng cần thiết có nghĩa là bạn sẽ nhận được phần mềm chất lượng cao với chi phí thấp hơn. Nếu bạn có hệ thống điện thoại hiện có, bạn có thể sử dụng bộ điều hợp VoIP để thu hẹp khoảng cách giữa điện thoại analog và mạng mới của bạn. Ngoài ra, vì các cuộc gọi diễn ra qua internet, các cuộc gọi đường dài và quốc tế được cung cấp miễn phí. Hệ thống điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể giúp bạn theo kịp thị trường cạnh tranh trong ngành của mình mà không phải phá vỡ ngân hàng. Các tính năng tiên tiến Với VoIP, bạn không bị giới hạn trong một cuộc gọi thoại thông thường. Các dịch vụ bao gồm: Fax qua Internet Cuộc gọi hội nghị Một người phục vụ tự động Chuyển hướng cuộc gọi Định tuyến cuộc gọi Chuyển cuộc gọi Số điện thoại miễn phí Ghi âm cuộc gọi và nhật ký cuộc gọi dễ truy cập tin nhắn E-mail. Tất cả các tính năng này được thống nhất trong một giải pháp đơn giản. Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn cần giao tiếp với nhóm và khách hàng của mình trên nhiều nền tảng. Hệ thống thường cung cấp một ứng dụng di động cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi công việc bằng điện thoại di động của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp cận khách hàng và các thành viên trong nhóm ở bất kỳ đâu trên bất kỳ nền tảng nào trên một hệ thống. Ngoài tất cả các tính năng nâng cao mà VoIP mang lại, nó cũng cho phép tích hợp trơn tru với các ứng dụng kinh doanh thiết yếu khác của bạn — chẳng hạn như phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Bạn thậm chí có thể xây dựng các tích hợp tùy chỉnh của riêng mình thông qua một API. Nhược điểm của VoIP Phải có kết nối internet đáng tin cậy VoIP thực hiện các cuộc gọi trực tiếp qua internet và tổng đài điện toán đám mây dựa vào kết nối internet để truy cập tất cả các tính năng nâng cao của bạn. Tùy thuộc vào tòa nhà của bạn, nhà cung cấp dịch vụ internet và nơi bạn sống, bạn có thể không có kết nối internet ổn định. Điều này có thể làm cho việc sử dụng VoIP trở nên khó khăn. Sử dụng Internet hoặc Mạng Điện thoại Chuyển mạch Công cộng (PSTN) truyền thống, việc mất điện không thường xuyên là không thể tránh khỏi. Những sự cố mất điện này có thể xảy ra dưới dạng mất điện hoặc mất kết nối internet. Điện thoại cố định truyền thống có thể hoạt động khi mất điện, nhưng VoIP của bạn thì không. Tuy nhiên, bất kể bạn gặp phải sự cố ngừng hoạt động nào, tính năng thư thoại của VoIP sẽ nhận bất kỳ tin nhắn nào bạn bỏ lỡ trong thời gian ngừng hoạt động. Bạn cũng sẽ có thể sử dụng thiết bị di động của mình và dữ liệu của nó để trả lời cuộc gọi.